Messen Sie, wohin die Nachsorgezeit tatsächlich geht.

Felder für das Arbeitsblatt

Eine Zeile steht für einen anonymisierten Fall oder Beobachtungszeitraum: Datum, Ablauf, Rolle, Aufgabenart, Minuten, Fallzahl, Unterbrechungen und Besonderheiten. Verwenden Sie keine identifizierenden Patientendaten. Kennzeichnen Sie Messung und Schätzung getrennt.

Mess- und Rechenregeln

• Gesamte Teamminuten = Vorbereitung + Haltereinführung + Prüfung + Kommunikation + PIMS-Eintrag + Korrekturen. Keine Zeitspanne doppelt zählen.
• Minuten je Fall = Gesamtminuten geteilt durch vergleichbare abgeschlossene Fälle; Fallzahl mit angeben.
• Geschätzte Personalkosten = Stunden je Rolle mal vereinbarter Stundensatz, anschließend addiert. Das ist kein automatisch realisierter Geldgewinn.
• Abonnement und Einrichtung separat erfassen; bei Verteilung der Einrichtungskosten den Zeitraum nennen.
• Normale und arbeitsreiche Tage erfassen und Fallmix festhalten, damit Komplexitätsunterschiede sichtbar bleiben.

Rechenbeispiel mit fiktiven Zahlen

Zwanzig vergleichbare Fälle mit 240 Teamminuten ergeben 12 Minuten je Fall. Eine spätere Gruppe von zwanzig mit 210 Minuten ergibt 10,5 Minuten. Die Stichprobendifferenz beträgt 30 Minuten. Das belegt keine Vetomo-Ersparnis: Prüfen Sie Besetzung, Fallmix, ausgelassene Aufgaben und Schulung.

Den Vergleich nachvollziehbar machen

Bewahren Sie die Originalbeobachtungen zusammen mit der Berechnung auf. Legen Sie fest, ob eine Zeile einen Betreuungsfall, eine Aufgabe oder eine gemeinsame Prüfsitzung darstellt. Prüft eine TFA fünf Fälle in einer Sitzung, wird deren Zeit einmal auf die fünf verteilt. Tragen Sie nicht die gesamte Sitzung für jeden Fall ein. Arbeiten zwei Personen gleichzeitig, zählen dagegen die getrennten Personalminuten beider. Dokumentieren Sie den Verteilungsschlüssel, damit eine andere Person die Rechnung nachvollziehen kann.

Ein niedrigerer Durchschnitt kann Arbeit verdecken, die zum Empfang, zur Halterunterstützung oder in spätere Korrekturen verschoben wurde. Prüfen Sie zuerst die Tätigkeitskategorien. Berichten Sie Fallzahl, Betreuungsmix, fehlende Messungen und Prozessänderungen. Rechnen Sie eine ungewöhnlich ruhige Woche nicht ungeprüft auf ein Jahr hoch. Lassen Sie die Beteiligten kontrollieren, ob auch kurze Unterbrechungen und weniger sichtbare Tätigkeiten erfasst wurden. Fehlende Aufzeichnungen sind keine gemessenen null Minuten.

• Start- und Endregel jeder Tätigkeit vereinbaren, damit alle dasselbe messen.
• Anfangsschulung von Routinearbeit trennen, aber im Einrichtungsaufwand berücksichtigen.
• Beobachtete Zeit und geschätzte Kosten klar kennzeichnen; frei werdende Zeit bedeutet nicht automatisch niedrigere Ausgaben.
• Aus dem Ergebnis eine Verbesserung ableiten und danach mit derselben Methode erneut messen.