Geben Sie dem Pilotprojekt eine beantwortbare Frage.

Den Pilot vor Aktivierung festhalten

Dokumentieren Sie Frage, Praxis, Leitung, freigegebene Abläufe, tatsächlichen Beginn, Ende und Auswertung. Prüfen Sie Rechte, Anbindung und Halterunterstützung. Das Anfrageformular beginnt weder den Testmonat noch eine aktive Patientenbetreuung.

Vier wöchentliche Prüfpunkte

• Woche 1: fiktive Fälle üben, Zuordnung prüfen und erste Haltereinführung beobachten. Schulungszeit getrennt erfassen.
• Woche 2: fehlende Angaben und Übergaben ansehen. Unklare Hinweise verbessern und Ablaufänderungen protokollieren.
• Woche 3: identische Messungen bei vergleichbaren Fällen wiederholen. Empfang, Fachteam und Tierhaltende zu Schwierigkeiten befragen.
• Woche 4: Ausgangswert vergleichen, Kosten und offene Fragen prüfen, Entscheidung und Bedingungen für Erweiterung dokumentieren.

Entscheidungskriterien vorab vereinbaren

Beispiele sind Prüfzuständigkeit für jeden aktiven Fall, korrekte Patientenzuordnung in der Stichprobe, Maßnahmen bei fehlenden Angaben und vollständige Aufwandserfassung. Zahlenziele richten sich nach Ihrer Baseline. Dies sind Prüfvorschläge, keine veröffentlichten Vetomo-Ergebnisse.

Die Abschlussentscheidung vor dem Start vorbereiten

Erstellen Sie einen Entscheidungsvermerk mit Ausgangsproblem, Anfangsmessung, beobachtetem Ablauf, offenen Punkten, erwarteten Gesamtkosten und zuständiger entscheidender Person. Legen Sie fest, was vor dem Routineeinsatz behoben sein muss und was später angepasst werden kann. Ändern Sie Erfolgskriterien nicht erst nach Kenntnis des Ergebnisses. Neue Erkenntnisse können separat hinzukommen, ohne die ursprüngliche Frage nachträglich umzuschreiben.

Ein Beispiel: Tierhaltende nutzen den Plan erfolgreich, aber für einen Wochentag ist die Prüfvertretung ungeklärt. Vor der Ausweitung braucht es eine Personal- oder Übergaberegel. Dies belegt weder ein Versagen der Software noch die Einsatzbereitschaft des Ablaufs. Wiederholen Sie den betreffenden Test nach der Anpassung und benennen Sie, wer die Umsetzung überprüft. Damit endet der Pilot mit einer begründeten Entscheidung und überprüfbaren Bedingungen statt einem allgemeinen Eindruck.

• Am Ende Fortsetzung, vereinbarte weitere Prüfung oder Beendigung mit Gründen und Bedingungen festhalten.
• Bei Fortsetzung kostenpflichtigen Tarif und Zuständigkeiten ausdrücklich vereinbaren; keine automatische Umstellung voraussetzen.
• Bei Ende aktive Betreuung, Halterinformation, Aktenübergabe und Zugangsänderung gemeinsam mit der Praxis planen.
• Kommerzielle Entscheidung und Abschluss der Patientenbetreuung trennen, damit offene Aufgaben weiterhin zugeordnet bleiben.