Meet waar de tijd voor nazorg werkelijk naartoe gaat.

Velden voor uw werkblad

Gebruik één rij per geanonimiseerd traject of meetperiode. Noteer datum, zorgpad, functie, taaksoort, minuten, aantal trajecten, onderbrekingen en bijzonderheden. Neem geen herleidbare patiëntgegevens op. Houd gemeten tijd en schattingen uit elkaar.

Reken- en meetafspraken

• Totale teamminuten = voorbereiding + eigenaarinstructie + beoordeling + communicatie + PIMS-registratie + correcties. Tel geen periode dubbel.
• Minuten per traject = totale teamminuten gedeeld door vergelijkbare afgeronde trajecten; vermeld het aantal ernaast.
• Geschatte personeelskosten = per functie de uren maal het afgesproken uurtarief. Dit is een interne raming, geen direct verzilverde besparing.
• Vermeld abonnement en inrichting apart; kies expliciet een periode voor spreiding van inrichtingskosten.
• Meet gewone én drukke dagen en noteer de casusmix om verschillen in complexiteit zichtbaar te houden.

Rekenvoorbeeld met fictieve cijfers

Twintig vergelijkbare trajecten met samen 240 teamminuten kosten gemiddeld 12 minuten. Een volgende groep van twintig met 210 minuten komt op 10,5 minuut. Het verschil in deze steekproef is 30 minuten. Dat bewijst geen Vetomo-besparing: controleer bezetting, casusmix, ontbrekende taken en training.

Maak de vergelijking herhaalbaar

Bewaar de oorspronkelijke waarnemingen naast de berekening. Spreek vooraf af of een regel één traject, één taak of een gezamenlijke beoordelingssessie vertegenwoordigt. Beoordeelt een paraveterinair vijf trajecten in één sessie, verdeel die tijd dan eenmaal over de vijf. Zet niet de hele sessie bij ieder traject. Werken twee medewerkers tegelijkertijd, dan tellen hun afzonderlijke personeelsminuten juist allebei mee. Vermeld hoe u gedeelde tijd heeft verdeeld, zodat een collega de uitkomst kan narekenen.

Een lager gemiddelde kan verbergen dat werk naar de balie, eigenaarsondersteuning of latere correcties is verschoven. Bekijk daarom eerst de taakcategorieën. Rapporteer aantal trajecten, soorten nazorg, ontbrekende registraties en wijzigingen in de werkwijze. Trek een toevallig rustige week niet zonder onderbouwing door naar een heel jaar. Laat betrokken medewerkers controleren of het overzicht hun echte werk omvat, inclusief korte onderbrekingen die anders gemakkelijk verdwijnen.

• Spreek per activiteit begin- en eindpunt af, zodat medewerkers hetzelfde meten.
• Houd eerste training apart van routinewerk, maar neem deze wel mee in de invoeringskosten.
• Label gemeten tijd en geschatte kosten apart; vrijgekomen werktijd is niet automatisch een lagere factuur.
• Kies met de uitkomst één verbeterstap en herhaal na de wijziging dezelfde meting.

Rekenvoorbeeld met uitsluitend fictieve personeelsminuten

Fictief voorbeeld om de meetmethode te oefenen: twee medewerkers beoordelen samen drie nazorgtrajecten gedurende tien minuten. Dat is twintig personeelsminuten, één keer te verdelen over die drie trajecten. Het is geen Vetomo-pilotresultaat, benchmark of belofte over tijdsbesparing.

Registreer daarnaast voorbereiding, eigenaarsondersteuning, correcties, handmatige PIMS-overdracht en klinische beoordeling. Vergelijk dezelfde activiteiten en vergelijkbare trajecten vóór en tijdens de proef. Vermeld ontbrekende registraties en veranderingen in de casusmix. Minder geregistreerde tijd bewijst op zichzelf geen betere zorg en is niet automatisch een financiële besparing.

• Werkblad: datum | fictieve referentie of intern episodekenmerk | taak | rol | minuten per medewerker | gedeelde tijd | meetmethode | ontbrekende informatie.
• Tel gelijktijdige inzet van verschillende medewerkers op; tel dezelfde gezamenlijke sessie niet bij ieder traject volledig opnieuw.
• Houd eenmalige scholing apart van terugkerend werk, maar neem beide mee in de evaluatie.
• Laat de medewerkers het overzicht controleren en de klinisch verantwoordelijke beoordelen of het proces veilig uitvoerbaar blijft.