1. Omvang en dienstverlener
Vetomo levert praktijk- en medewerkersdiensten onder de naam Vetomo en diensten voor diereigenaren onder de naam Petomo. De huidige dienstverlener is Remolab, een Franse société par actions simplifiée (SAS), handelend onder de naam Vetomo, met een maatschappelijk kapitaal van €10.000. De onderneming is geregistreerd onder nummer 953 190 162 R.C.S. Paris, met haar statutaire zetel op 60 rue François Ier, 75008 Parijs, Frankrijk. Verwijzingen naar “Vetomo”, “Petomo”, “wij”, “ons” of “onze” in dit beleid verwijzen naar deze onderneming, tenzij een accountmelding of ondertekend bestelformulier een opvolgende entiteit vermeldt.
Dit beleid is van toepassing op persoonlijke informatie die wordt verwerkt via onze openbare website, zakelijke vragen, Petomo-eigenaarsaccounts, Vetomo-personeelsaccounts en de diensten die diereigenaren verbinden met deelnemende dierenartsenpraktijken. Een praktijk kan een aanvullende privacyverklaring verstrekken voor haar eigen klinische diensten en dossiers.
Privacyvragen en rechtenverzoeken kunt u indienen via onze contactpagina. Vermeld geen patiëntendossiers, klinische media of informatie over spoedzorg in het openbare contactformulier.
2. Onze privacyrollen
De partij die beslist waarom en hoe persoonlijke informatie wordt gebruikt, wordt doorgaans een verwerkingsverantwoordelijke genoemd. Een partij die gegevens verwerkt voor een verwerkingsverantwoordelijke wordt doorgaans een verwerker of dienstverlener genoemd.
- Voor de openbare website, zakelijke vragen, accountbeveiliging en direct Petomo-accountbeheer bepaalt Vetomo in het algemeen de relevante verwerkingsdoeleinden.
- Voor door de praktijk gemaakte zorgepisoden, patiëntspecifieke plannen, professionele beslissingen en het medische dossier van de praktijk bepaalt de deelnemende praktijk doorgaans het doel van de verwerking en verwerkt Vetomo de informatie volgens de instructies van de praktijk en de toepasselijke gegevensverwerkingsovereenkomst.
- Vetomo kan afzonderlijk optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de beveiliging, fraudepreventie, facturering, betrouwbaarheid van de dienstverlening, naleving van de wetgeving en de directe relatie met accountgebruikers.
Als een verzoek betrekking heeft op het medisch dossier of de klinische beslissing van een praktijk, kunnen we het verzoek aan die praktijk richten of de praktijk helpen reageren.
3. Informatie die wij verwerken
De betrokken informatie is afhankelijk van de dienst en functies die u wilt gebruiken.
- Website en informatie over aanvragen: naam, contactgegevens op het werk, rol, praktijk of organisatie, inhoud van het onderzoek, toestemmingskeuzes en onze correspondentie.
- Petomo-accountinformatie: naam, e-mailadres, authenticatie- en account-ID's, profielvoorkeuren, relaties met zorgverleners, meldingsinstellingen en apparaatregistratie-informatie.
- Huisdier- en portemonnee-informatie: huisdierprofielgegevens, door de eigenaar ingevoerde medische dossiers, journaalposten, documenten, zorgvoorkeuren en informatie die u kiest om verbinding te maken met een praktijk. Huisdierinformatie kan persoonlijke informatie zijn als deze betrekking heeft op een identificeerbare eigenaar of verzorger.
- Praktijkgerelateerde zorginformatie: praktijk- en patiëntidentificaties, zorgtrajecten, door dierenartsen goedgekeurde plannen, medicatieschema's, observaties, antwoorden, vragen, foto's, video's, berichten, beoordelingsstatus en vastgelegde resultaten.
- Vetomo professionele informatie: identiteit van het personeel, lidmaatschap van de praktijk, professionele rol, machtigingen, werkopdrachten, goedkeuringen, auditactiviteiten en ondersteunende communicatie.
- Technische en beveiligingsinformatie: IP-adres, browser- of apparaattype, app-versie, tijdstempels, sessie- en authenticatiegebeurtenissen, diagnostiek, prestatiemetingen, beveiligingssignalen en beperkte gebruiksgebeurtenissen.
- Betalings- en commerciële informatie: abonnement, factuur, factureringscontact en transactiestatus. Volledige betaalkaartgegevens worden normaal gesproken afgehandeld door een geautoriseerde betalingsprovider in plaats van opgeslagen door Vetomo.
4. Waar informatie vandaan komt
Wij kunnen informatie ontvangen:
- rechtstreeks van u wanneer u zich registreert, een aanvraag indient of een dienst gebruikt;
- van een deelnemende praktijk, geautoriseerd personeelslid of verzorger;
- vanuit een door de praktijk goedgekeurde integratie, zoals een praktijkinformatiemanagementsysteem, waar de implementatie en toestemmingen dit toelaten;
- automatisch vanaf de website, app, browser of apparaat; en
- van identiteits-, communicatie-, kaarten-, betalings-, beveiligings- of ondersteuningsaanbieders die worden gebruikt om de dienst te leveren.
5. Waarom we informatie gebruiken en onze wettelijke grondslagen
We gebruiken persoonlijke informatie waar nodig om:
- accounts aanmaken en beveiligen, gebruikers authenticeren en gevraagde functies aanbieden;
- het bieden van begeleiding aan de eigenaar, gestructureerde check-ins, workflows voor praktijkbeoordelingen en aangesloten nazorg volgens de instructies van de deelnemende praktijk;
- reageren op vragen en het ondernemen van gevraagde stappen voordat een overeenkomst wordt aangegaan;
- bedienen, problemen oplossen, meten, onderhouden en verbeteren van de servicebetrouwbaarheid;
- misbruik opsporen, gebruikers en praktijken beschermen en beveiligingsincidenten onderzoeken;
- abonnementen, ondersteuning, contracten en bedrijfsdocumentatie beheren;
- voldoen aan de wet en juridische claims vaststellen, uitoefenen of verdedigen; en
- optioneel productnieuws of marketing sturen waar toegestaan en niet afgemeld.
Afhankelijk van de activiteit en het rechtsgebied vertrouwen we op de uitvoering van een contract of de stappen die vóór een contract worden gevraagd, legitieme belangen bij het exploiteren en beschermen van de dienst, de naleving van wettelijke verplichtingen en toestemming waar vereist. Praktijkgerelateerde zorginformatie wordt ook verwerkt volgens de instructies van de praktijk en op basis van de door de praktijk vastgestelde wettelijke basis. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere rechtmatige verwerkingen.
6. AI-ondersteunde kenmerken en klinische grenzen
Sommige Vetomo- en Petomo-functies kunnen observaties ordenen, relevante context identificeren, samenvattingen maken of conceptmateriaal voorbereiden voor beoordeling. Invoer en uitvoer kunnen account-, huisdier-, verzorgings- en gebruiksinformatie omvatten die nodig is voor de gevraagde functie.
AI-output is geen diagnose, recept, noodoproep of definitieve klinische beslissing. diergeneeskundige professionals blijven verantwoordelijk voor de klinische interpretatie en behandeling. Vetomo maakt geen gebruik van een AI-functie om uitsluitend geautomatiseerde beslissingen te nemen die juridische of soortgelijke significante gevolgen voor een individu hebben. Functiespecifieke mededelingen kunnen aanvullende informatie over de provider, retentie en beoordeling vóór gebruik toelichten.
8. Internationale overschrijvingen
Remolab is gevestigd in Frankrijk. Wanneer persoonsgegevens uit de EER buiten de EER worden doorgegeven of toegankelijk worden gemaakt, moeten de toepasselijke praktijkovereenkomst en verwerkingsvoorwaarden de doorgifte en de rechtmatige waarborg vermelden. Waar vereist gebruiken wij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, een gedocumenteerde doorgiftebeoordeling en aanvullende technische en organisatorische maatregelen. U kunt contact met ons opnemen voor informatie over de waarborgen die voor uw dienst gelden.
9. Hoe lang informatie wordt bewaard
We bewaren persoonlijke informatie slechts zo lang als redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor deze is verzameld, inclusief accountbeheer, connected care, contractuele ondersteuning, beveiliging, audit, belasting, geschillen en wettelijke vereisten. Het bewaren wordt bepaald door het type dossier, de accountstatus, de instructies van de praktijk, wettelijke of professionele dossierverplichtingen, het risico en of er een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
Praktijkgerelateerde gegevens worden geretourneerd, bewaard of verwijderd in overeenstemming met de klantovereenkomst, de gegevensverwerkingsovereenkomst, de gedocumenteerde praktijkinstructies en de toepasselijke wetgeving. Back-upkopieën kunnen gedurende een beperkte periode bewaard blijven totdat ze veilig worden overschreven of geïsoleerd van normaal gebruik.
10. Beveiliging
Wij hanteren administratieve, technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de informatie en de daarmee gepaard gaande risico’s. Hierbij kan het gaan om toegangscontroles, authenticatie, encryptie tijdens de overdracht, privéopslag, huurderisolatie, auditrecords, monitoring, back-ups en incidentprocedures. Geen enkel internet- of opslagsysteem kan volledig veilig worden gegarandeerd.
Bescherm uw inloggegevens, houd apparaten up-to-date en breng ons onmiddellijk op de hoogte als u vermoedt dat er sprake is van ongeoorloofde toegang. Mogelijke noodsituaties en klinische zorgen moeten worden gericht aan de relevante dierenartsenpraktijk en mogen niet worden ingediend als veiligheidsrapport.
11. Uw rechten en keuzes
Afhankelijk van uw locatie en onze rol heeft u mogelijk recht op informatie; toegang, correctie, verwijdering, beperking of portabiliteit aanvragen; bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen; toestemming intrekken; en een klacht indienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen afhankelijk zijn van de wettelijke basis, de rechten van iemand anders en toepasselijke registratieverplichtingen.
Dien een aanvraag in via de contactpagina. Mogelijk moeten wij uw identiteit verifiëren en vaststellen op welk account, welke praktijk of welke verwerking uw verzoek betrekking heeft. Verzoeken over een medisch dossier dat door een praktijk wordt beheerd, kunnen aan die praktijk worden doorgestuurd of met haar worden afgestemd. U kunt zich afmelden voor optionele marketing via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact met ons op te nemen.
12. Kinderen en geautoriseerde gebruikers
De professionele diensten van Vetomo zijn bedoeld voor geautoriseerde diergeneeskundige en praktijkgebruikers. Petomo is bedoeld voor volwassenen of andere gebruikers die wettelijk bevoegd zijn om de gegevens van een huisdier te beheren. De diensten zijn niet gericht op kinderen en we maken niet bewust een kinderaccount aan zonder de toestemming vereist door de toepasselijke wetgeving. Neem contact met ons op als u denkt dat een kind informatie heeft verstrekt zonder de juiste toestemming.
14. Wijzigingen en contact
We kunnen dit beleid bijwerken wanneer onze diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De bijgewerkte versie zal hier worden geplaatst met een herziene datum, en materiële wijzigingen zullen waar nodig via een geschikt kanaal worden gecommuniceerd.
Voor privacyvragen, rechtenverzoeken of klachten kunt u gebruik maken van de Contactpagina van Vetomo. Geef voldoende informatie om het betreffende account of de praktijk te identificeren, maar stuur geen klinische dossiers of informatie over spoedzorg via het openbare formulier. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming in het land waar u woont, werkt of waar volgens u een inbreuk heeft plaatsgevonden.