Voeg nazorg toe zonder een tweede leidend dossier.

Maak een overdrachtsafspraak per gegeven

Noteer bron, bestemming, doel, verantwoordelijke, bijwerkmoment en correctiemethode. Begin bij patiëntnummer, eigenaarverbinding, goedgekeurde plancontext en terugkoppeling na beoordeling. Medicatie- of behandelwijzigingen horen niet automatisch in een overdracht omdat een veld technisch bestaat.

Controlepunten voor acceptatie

• Identiteit: toon twee gelijknamige patiënten en controleer dier, eigenaar en vestiging.
• Bevoegdheid: laat zien wie het plan goedkeurt en wie het traject mag bekijken of beoordelen.
• Methode: onderscheid handmatige invoer, export en goedgekeurde synchronisatie; regel leverancierstoegang vóór gebruik.
• Fout: probeer een onvolledig fictief dossier en bepaal wie corrigeert en hoe dubbele invoer wordt voorkomen.
• Aansluiting: vergelijk een steekproef van bron en bestemming en los verschillen op vóór uitbreiding.
• Afronding: spreek af wat teruggaat naar het PIMS en wie de overdracht controleert.

Voorbeeld: beginnen met handmatige overdracht

Een dierenarts keurt het nazorgplan goed. Een aangewezen medewerker controleert het PIMS-patiëntnummer en maakt de toegestane zorgcontext in Vetomo. Vóór activatie wordt de eigenaarverbinding gecontroleerd. Na beoordeling komt het klinische besluit in het PIMS. Noteer tijd en correcties per stap; dit proces is geen automatische synchronisatie.

Leg ook storing, herstel en terugval vast

Een geslaagde proef met gegevensoverdracht vertelt niet wat er bij uitval gebeurt. Benoem wie nieuwe overdrachten pauzeert, waar openstaande items worden geregistreerd, hoe medewerkers het goedgekeurde proces voortzetten en wie de achterstand controleert voordat de normale werkwijze hervat. Overschrijf het leidende klinische dossier niet terwijl een verschil wordt onderzocht. Gebruik het bestaande PIMS-proces totdat de verantwoordelijke medewerkers de correctie hebben bevestigd. Zo blijft het duidelijk welke informatie betrouwbaar en actueel is.

Een onderbroken handmatige overdracht kan bij herhalen bijvoorbeeld tot een tweede zorgcontext leiden. Test dit met fictieve gegevens. Het team moet het bedoelde traject kunnen herkennen en een doublure via ondersteunde handelingen oplossen. De instructie moet ook bruikbaar zijn voor een collega die de inrichting niet heeft gedaan. Noteer of het probleem alleen de overdracht raakt of ook eigenaarstoegang en planweergave beïnvloedt; dat bepaalt welke controle nog nodig is.

• Beperk velden tot wat het gekozen werkproces nodig heeft en verklaar hun doel.
• Leg vast wie leverancierstoegang heeft goedgekeurd en welke overdrachtsmethode echt wordt gebruikt.
• Vergelijk na herstel een steekproef aan beide kanten, inclusief patiënt en actueel plan.
• Test opnieuw na een relevante configuratiewijziging; een eerdere proef bewijst de gewijzigde werkwijze niet.

Werkblad voor de handmatige overdracht

Directe PIMS-koppelingen zijn nog in voorbereiding. Beoordeel daarom eerst de handmatige werkwijze die uw praktijk daadwerkelijk kan uitvoeren. Het PIMS blijft het medisch dossier; een verwachte koppeling is geen reden om nu dubbele of onbevestigde dossiers te gebruiken.

Fictieve oefening: medewerker A bereidt voor oefenpatiënt B een overdracht voor. Medewerker B controleert patiëntreferentie, planversie en verantwoordelijke behandelaar. Onderbreek de overdracht vóór de laatste bevestiging en herhaal de controle. Leg vast hoe de tweede medewerker een ontbrekende stap of doublure herkent, zonder een bestaande klinische beslissing te overschrijven.

• Werkblad: noodzakelijk gegeven | bron in PIMS | doel in nazorg | handmatige handeling | uitvoerder | controleur | uitkomst.
• Leg apart vast wie een toekomstige koppeling mag goedkeuren; leverancierstoegang en praktijkconfiguratie moeten bevestigd zijn.
• Spreek af wie bij een verschil nieuwe overdrachten pauzeert en wie de hervatting goedkeurt.
• Beoordeel de extra overnametijd en correcties als onderdeel van de pilot, ook als het eigenaarsscherm goed werkt.