Bakım takibini ekleyin, ikinci bir ana hasta kaydı oluşturmayın.

Her veri için aktarım tanımı yazın

Kaynağı, hedefi, amacı, sorumlusunu, güncelleme zamanını ve düzeltme yolunu belirleyin. Hasta referansı, sahip bağlantısı, onaylı plan bağlamı ve değerlendirme sonrası kaydedilecek bilgiyle başlayın. İlaç veya tedavi değişikliklerini yalnızca alan mevcut diye otomatik aktarıma eklemeyin.

Kabul kontrollerini uygulayın

• Kimlik: benzer adlı iki hastayla doğru hayvanı, sahibi ve şubeyi doğrulayın.
• Yetki: planı kimin onaylayıp süreci kimin görebildiğini gösterin.
• Yöntem: elle giriş, dosya aktarımı ve onaylı eşitlemeyi ayrı adlandırın; doğrudan bağlantıdan önce sağlayıcı iznini alın.
• Hata: eksik örnek kayıt kullanın; sorunun kime ulaştığını, nasıl düzeldiğini ve tekrarın kopya oluşturup oluşturmadığını inceleyin.
• Karşılaştırma: kaynak ve hedef kayıt örneklerini kontrol edip farkları yaygın kullanımdan önce giderin.
• Kapanış: PIMS’e dönecek bilgiyi ve aktarımı doğrulayacak kişiyi belirleyin.

Örnek: manuel aktarım ile başlamak

Hekim bakım planını onaylar. Yetkili çalışan PIMS hasta referansını doğrulayıp Vetomo’da izin verilen bakım bağlamını oluşturur. Etkinleştirme öncesinde sahip bağlantısı kontrol edilir. İnceleme sonrasında karar PIMS’e kaydedilir. Adımların süresini ve düzeltmeleri yazın; buna otomatik eşitleme demeyin.

Kesinti ve geri dönüş yöntemini de yazın

Başarılı bir örnek aktarım, kesintide ne olacağını açıklamaz. Yeni aktarımları kimin durduracağını, açık işleri nerede tutacağınızı, ekibin onaylı sürece nasıl devam edeceğini ve normal çalışmaya dönmeden birikeni kimin kontrol edeceğini belirleyin. Uyuşmazlık araştırılırken asıl klinik kaydın üzerine yazmayın. Sorumlu ekip düzeltmeyi doğrulayana kadar mevcut PIMS yöntemini kullanın. Böylece hangi bilginin geçerli olduğu konusunda ikinci bir belirsizlik oluşmaz.

Örneğin yarım kalan elle aktarımı yeniden yapmak ikinci bir bakım bağlamı oluşturabilir. Bu durumu kurgu veriyle deneyin. Ekip, amaçlanan süreci nasıl bulacağını ve yinelenen kaydı desteklenen işlemlerle nasıl düzelteceğini bilmelidir. Talimat, kurulumu yapmayan çalışanın da anlayabileceği biçimde olmalıdır. Hatanın yalnızca aktarımı mı yoksa hasta sahibi erişimini ve plan görüntüsünü de mi etkilediğini kaydedin. Düzeltmeden sonra hangi alanların tekrar karşılaştırılacağı buna göre belirlenir. Bir çalışan sorunu çözmüş olsa bile kontrol adımını atlamayın.

• Seçilen iş için gereken alanları ve her birinin amacını listeleyin; tüm dosyayı gerekçesiz kopyalamayın.
• Sağlayıcı erişimini kimin onayladığını ve gerçek aktarım yöntemini kaydedin.
• Düzeltme sonrası hasta kimliği ve etkin plan dahil iki uçtan örnek karşılaştırın.
• Yapılandırma değişince devri yeniden değerlendirin; önceki test yeni akışı kanıtlamaz.