01Scheid voorbereiding, beoordeling en uitvoering
Benoem wie het plan voorbereidt en goedkeurt, wie de eigenaar helpt, wie informatie beoordeelt en wie het klinische besluit vastlegt. Eén medewerker kan meerdere rollen hebben, zolang de bevoegdheid per stap duidelijk is. De balie kan helpen met toegang of contact regelen zonder een klinisch oordeel te hoeven geven. Regel vervanging bij afwezigheid en kies beoordelingsmomenten waarvoor werkelijk tijd beschikbaar is. Houd de bestaande spoedroute zichtbaar. Het PIMS blijft het klinische dossier; Vetomo voegt een georganiseerd zorgproces toe. De concrete overdrachtsmethode wordt bij de inrichting afgesproken.
02Wat de volgende dienst moet kunnen terugvinden
- Patiënt en traject: juiste casus en actueel goedgekeurd plan. Gebruik meer dan alleen een dierennaam of losse berichtfragmenten.
- Stand van zaken: laatste afgeronde beoordeling en wat nog openstaat. Onderscheid een melding die beoordeling nodig heeft van een besluit waarvoor alleen nog contact moet worden geregeld.
- Volgende actie: verantwoordelijke persoon of rol, afgesproken tijdstip en contactwijze. ‘Nog opvolgen’ geeft te weinig houvast.
- Onzekerheid of uitzondering: ontbrekende gegevens, toegangsproblemen of een afgesproken alternatief voor de app. Geen appmelding betekent niet automatisch iets over de toestand van het dier.
- Ontvangst en afronding: bevestig dat de volgende medewerker de taak overneemt en weet wanneer die klaar is. Klinische besluiten komen volgens afspraak in het PIMS.
03Voorbeeld: de vaste beoordelaar is morgen afwezig
Aan het einde van de dienst wacht één terugmelding nog op beoordeling. Bij een andere patiënt heeft de behandelaar al besloten wat er moet gebeuren, maar moet het contact nog worden geregeld. Zet deze taken in verschillende categorieën. Wijs de eerste toe aan de bevoegde vervanger en de tweede aan de medewerker die het afgesproken contact organiseert. Vermeld tijdstip, oorspronkelijke context en de plaats waar het besluit staat. Laat een collega die niet bij het consult was de overdracht lezen: kan die de taak zonder gokken uitvoeren? Bekijk in de gratis proefmaand overdrachten op gewone dagen én bij vervanging. Alle beschikbare functies zijn inbegrepen. Meet onbelegde taken, dubbel werk en teamtijd. Gebruik dit om de routine aan te passen; een afgevinkte administratieve taak is geen klinisch resultaat.