Yeni otomasyondan önce bildirim haritasını çıkarın.

Her hatırlatma için kayıt alanları

Tetikleyici, hasta veya sahip referansı, kaynak sistem, alıcı, zaman, desteklenen iletim yolu, istenen işlem ve tamamlanma ölçütünü kaydedin. Sorumlu çalışanı, yanıt kuralını ve başarısız veya eksik yanıt sonrası adımı ekleyin.

Tüm yaşam döngüsünü kontrol edin

• Oluşturma: geçerli plan veya randevuyu ve doğru bağlantılı alıcıyı doğrulayın.
• Değişiklik: görev güncellemesi veya randevu kaydırılmasını yalnızca sorumlu sistem yönetsin.
• İletim: oluşturulan mesajı, sağlayıcı kabulünü ve doğrulanmış kullanıcı işlemini ayırın.
• İstisna: ulaşılamayan kişi, yanlış iletişim bilgisi ve eksik bildirim için ekip incelemesi belirleyin.
• Kapanış: görev veya süreç bittiğinde ilgili hatırlatmayı desteklenen yöntemle sonlandırın.

Örnek: ev görevi ve klinik kontrolü

Hasta sahibinin ev kontrol bildirimi ve daha sonra kliniğe randevusu olsun. Görev hatırlatmasını bakım süreci, randevu mesajını takvim yönetsin. Örnek verilerle ikisini deneyin, sonra ziyaret saatini değiştirin. Takvim değişikliğinin bakım talimatlarını değiştirmediğini doğrulayın.

Değişiklik, hata ve yinelenen mesajları da deneyin

Kurgu alıcılarla yalnızca başarılı gönderimi değil, istisnaları da test edin. Yanlış iletişim bilgisi, alternatif yol kullanan kişi, değişen görev, kapanan bakım süreci ve başka zamana alınan randevu ekleyin. Her örnekte beklenen davranışı, gerçekleşen sonucu ve farkı kimin düzelteceğini yazın. Dün doğru giden hatırlatma, bugün iptal yolunun çalıştığını kanıtlamaz. Sonuçları saklayın; yapılandırma değişince aynı kontrolü yeniden uygulayabilirsiniz.

PIMS’iniz zaten randevu mesajı gönderiyorsa yeni iş akışı eklemeden hangi olayı onun yönettiğini belirleyin. Amaç bütün sistemlerin aynı hatırlatmayı tekrar göndermesi değildir. Randevu oluşturma ve saat değişikliğinde takvim kaydı yetkili kaynak olarak kalsın. Varsa onaylı bağlantının değişikliği nasıl ele aldığı ayrıca doğrulansın. Bakım planı hatırlatması bulunması, yerleşik randevu eşitlemesi olduğu anlamına gelmez. Eski mesajı gördükten sonra kliniği arayan kişiye danışmanın nasıl yardımcı olacağını da belirleyin. Bu tür geri bildirim, hatanın zamanlama mı yoksa yanlış kaynak mı olduğunu anlamanıza yardım eder.

• Mesaj düzenini açmadan alıcıyı ve hasta bağlamını birlikte kontrol edin.
• Hangi sistemin hatırlatmayı durdurabildiğini veya değiştirebildiğini ve bunu hangi olayın tetiklediğini kaydedin.
• Hatalar sorumlu ekip için görünür kalsın; yanıt gelmemesi görevin tamamlandığı anlamına gelmez.
• İş akışı değiştikten sonra örnek mesajlarda tekrar, geçersiz talimat ve yanlış zamanlamayı inceleyin.